RODO POLITYKA PRYWATNOŚCI DANYCH OSOBOWYCH W ŻŁOBKU „SAKSOFONIK”
1. Administrator
1.1 Administratorem Państwa danych osobowych jest Reduet spółka z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Świstackiego 21/1A, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000755012, z kapitałem zakładowym w wysokości 5000 zł NIP: 8992852749 REGON:381652948, która prowadzi Niepubliczny żłobek Muzyczny Saksofonik
1.2 Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”).
2. Gromadzenie danych
2.1. Polityka bezpieczeństwa danych osobowych dotyczy danych gromadzonych i przetwarzanych w zbiorach:
drukowanych znajdujących się w kartotekach, skorowidzach, księgach, we wszystkich zbiorach ewidencyjnych,
w systemach informatycznych.
2.2. Gromadzone dane osobowe obejmują dane ujęte w dokumentach rekrutacyjnych żłobka, w tym: dane identyfikacyjne dziecka (imiona i nazwisko, data i miejsce urodzenia, data imienin, nr PESEL, adres zameldowania, adres zamieszkania – jeżeli inny niż zameldowania), dane rodziców/prawnych opiekunów (imię i nazwisko, adres zamieszkania, seria i numer dowodu osobistego, nr PESEL, telefon komórkowy kontaktowy, telefon stacjonarny, adres e-mail), dane osób upoważnionych do odbioru dziecka (imię i nazwisko, stopień pokrewieństwa, seria i numer dowodu osobistego, nr telefonu).
2.3. Ze względu na specyfikę działalności, żłobek przetwarza również dane wrażliwe, takie jak:
informacje dotyczące zdrowia dziecka, wskazań/przeciwskazań żywieniowych.
2.4. Żłobek stosuje środki informatyczne, techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.
Celowość przetwarzania danych
3.1 Dane przetwarzane są w celu:
rekrutacji kandydatów do żłobka
realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych, opiekuńczych i organizacyjnych wynikających z ustawy o opiece dziećmi do lat 3;
realizacji zadań statutowych żłobka oraz pozostałych dokumentów rekrutacyjnych;
polityki kadrowej oraz bieżącej obsługi stosunków pracy i zatrudnienia.
3.2. Realizacji przez Administratora ciążących na nim obowiązków prawnych, w szczególności długość przechowywania dokumentów reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU, Nr 167, poz. 1375) – na podstawie art. 6 oraz art. 9 ust. RODO.
3.3. Ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami jakie Administrator albo Państwo możecie mieć w stosunku do siebie (w tym danych zawartych w umowie i jej załącznikach) – na podstawie art. 6 oraz art. 9 ust. RODO – przez okresy przedawnienia roszczeń, określone w przepisach prawa.
4. Zgoda na przetwarzanie danych
4.1 Podanie danych jest dobrowolne. Podanie danych jest konieczne w celu realizacji zadań statutowych żłobka oraz pozostałych dokumentów rekrutacyjnych.
4.2 W przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych w powyższych celach, przysługuje prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
5. Zdjęcia wykonywane w Żłobkach
5.1 Organizowane w Żłobku wydarzenia są dokumentowane za pomocą zdjęć wykonywanych przez pracowników Żłobka lub wynajętego fotografa. Zdjęcia, które w myśl Art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 1994 nr 24 poz. 83) nie stanowią rozpowszechniania wizerunku, mogą być publikowane na stronach www Żłobka.
5.2 Żłobek SAKSOFONIK dokonuje selekcji zdjęć i dzieli je na trzy zbiory odpowiadające trzem poziomom udostępnienia:
poziom pierwszy – zdjęcia na których nie są widoczne twarze dzieci, zaś głównym motywem zdjęcia są efekty prac dzieci (np. prace plastyczne) – zdjęcia te mogą być udostępniane na stronie www Żłobka, profilu na portalu Facebook lub przekazywane mediom
poziom drugi zdjęcia, na których widoczne są twarze dzieci i za odpowiednia zgodą rodziców lub opiekunów, udostępniane w celach marketingowych na Stronie www Żłobka, profilu Facebook, lub medium.
poziom trzeci – zdjęcia, na których są widoczne twarze dzieci – zdjęcia te są udostępniane tylko i wyłącznie rodzicom dzieci zapisanym do Żłobka, na nośnikach danych (płyta CD, pendrive), lub
elektronicznie (e-mail).
6.Funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego
a. Regulamin określa zasady funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego na terenie Żłobka Saksofonik oraz terenu wokół Żłobka (zwanego dalej „monitoringiem”), reguły rejestracji i zapisu informacji z monitoringu oraz sposób zabezpieczenia zapisu z kamer monitoringu, a także możliwość udostępniania zgromadzonych w ten sposób danych.
b. Monitoring obejmuje: 3 pomieszczenia, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, szatnia, wejście(wózkownia), teren przed wejściem do żłobka.
c. Monitoring nie obejmuje: pomieszczeń, przeznaczonych do odpoczynku i rekreacji pracowników, pomieszczeń sanitarno-higienicznych, biura dyrektora, sali doświadczania świata, kuchni czystej i brudnej.
d. Monitoring nie powinien stanowić środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników.
e. Administratorem systemu monitoringu jest Spółka z o.o. Reduet, prowadząca Żłobek Saksofonik.
7.Celem instalacji monitoringu jest zapewnienie bezpieczeństwa dzieci i pracowników, ochrona mienia, zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę.
8.System monitoringu wizyjnego obejmuje w szczególności: kamery, rejestratory, okablowanie i oprogramowanie monitoringu, a ponadto stanowisko umożliwiające podgląd obrazu z kamer i rejestratory (rejestrator). Kamery monitoringu znajdują się na zewnątrz i wewnątrz budynku.
Do zapoznania się z zapisami z kamer i rejestratorów z monitoringu upoważnieni są: Prezes REDUET Spółki z o.o. oraz Dyrektor Żłobka.
9.Monitoring funkcjonuje całodobowo.
9.1 Rejestracji i zapisowi na nośniku danych, podlega tylko obraz z kamer systemu monitoringu wizyjnego, bez rejestracji dźwięku. Dane pochodzące z nagrań monitoringu uważane są za dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej Rozporządzeniem.
9.2 Nagrania obrazu zawierające dane osobowe dzieci, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, Żłobek „Saksofonik” przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nie dłuższy niż cykl nagrania na nośniku(tzw. Nadpisania). Po upływie tego okresu uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Informacja o funkcjonowaniu monitoringu wizyjnego podawana jest poprzez rozmieszczenie tablic z piktogramem kamery na terenie i przy wejściach do budynku.
9.3 Na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Żłobka Saksofonik zamieszcza się klauzulę informacyjną w rozumieniu art. 13 Rozporządzenia, której treść stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.
9.4 Każdy nowy pracownik przed dopuszczeniem do pracy otrzymuje pisemną informację o stosowaniu monitoringu na terenie Żłobka.
9.5 Dane zapisane na nośnikach nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.
9.6 Udostępnianie nagrań jest możliwe organom w szczególności Sądom, Prokuraturze, Policji lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Udostępnienie następuje po wyrażeniu zgody przez Dyrektora Żłobka Saksofonik lub w przypadku jego nieobecności przez Prezesa Spółki Reduet.
9.7 Osoba zainteresowana zabezpieczeniem zapisu z monitoringu wizyjnego na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się do Dyrektora Żłobka z pisemnym wnioskiem o sporządzenie jego kopii, wskazując dokładną datę, a także czas i miejsce zdarzenia.
9.8 Kopia sporządzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej przechowywana jest w zamkniętym pomieszczeniu i udostępniania uprawnionym organom.
9.9 W przypadku bezczynności uprawnionych organów kopia jest niszczona po upływie trzech miesięcy od dnia jej sporządzenia, a z czynności tej sporządza się protokół.
Zapis z monitoringu wizyjnego wydawany jest za pokwitowaniem.
Regulamin monitoringu dostępny jest na stronie internetowej Żłobka Saksofonik.
10. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
10.1 Każdemu, czyje dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo dostępu do dotyczących go danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub prawo sprzeciwu wobec przetwarzania (o ile jest to możliwe w świetle przepisów prawa), ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
10.2 Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych żłobka, którego głównym zadaniem jest informowanie podmiotów przetwarzających dane osobowe o ich obowiązkach a także współpraca z organem nadzorczym, możliwy jest pod adresem: reduet.spolka@gmail.com
10.3 Przewidywanymi odbiorcami danych są pracownicy żłobka, którym Administrator powierzy przetwarzanie danych w celu realizacji zadań statutowych żłobka.
10.4 Administrator może odmówić usunięcia danych, jeżeli istnieją przesłanki wynikające z przepisów prawa.
11. Zabezpieczanie danych
11.1 Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
11.2 Do przetwarzania Państwa danych wewnątrz żłobka Administratora dopuszczane są wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora.
12. Pozostałe postanowienia
12.1 Dane mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy
obowiązujących przepisów prawa, w tym właściwym organom wymiaru sprawiedliwości. Administrator przekazuje zebrane dane osobowe organom administracji państwowej, organom ścigania oraz organom wymiaru sprawiedliwości na ich wyraźne żądanie i tylko w przypadkach określonych przez przepisy prawa.
12.2 Informacje dotyczące wykorzystania plików cookies zawarte są w Polityce Cookies